सामग्री एवं उनकी वैद्यता अवधि

किसी के पास कौनसे सामग्री स्थाई और कौन से अस्थाई है और कितने समय तक वैध है।

 कार्यविधि के अनुसार अभिलेखों को निम्नलिखित वर्गों में विभक्त किया गया है-

1. वर्ग 1- एक वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

2. वर्ग 2- पांच वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

3. वर्ग 3- दस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

4. वर्ग 4- तीस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

5. वर्ग 5- स्थाई रूप से रखे जाने वाले अभिलेख।

आवश्यक अभिलेखों को सुरक्षित रखने का पूर्ण विवरण निम्न प्रकार से है-

 

वर्ग 1- एक वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) छात्र प्रगति पुस्तिका।

(ii स्मरण पत्र जारी करने का रजिस्टर।

(iii) उत्सव एवम समारोह अभिलेख।

वर्ग 2- पांच वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) शुल्क प्राप्ति रजिस्टर।

(ii) छात्रवृत्ति वितरण रजिस्टर।

(iii) पत्र प्रेषण/पत्र प्राप्ति रजिस्टर।

(iv) छात्रोपस्तिथि रजिस्टर।

(v) स्थानीय परीक्षा परिणाम सम्बंधित रिकॉर्ड।

(vi) नियुक्ति के आवेदन-पत्र। ( जिनको नियुक्ति नही मिली हो, 2 वर्ष हेतु)

(vii) आकस्मिक अवकाश रजिस्टर व पियोन बुक (तीन वर्ष)

(viii) आकस्मिक अवकाश प्रार्थना पत्र। (दो वर्ष)

(ix) राज्य कर्मचारियों से किराया वसूली।

(x) विभागीय वाहन मरम्मत।

(xi) अतिरिक्त विषय खोलना।

(xii) परीक्षा केंद्र (दो वर्ष)

(xiii) निरीक्षण प्रतिवेदन।

(xiv) विधानसभा प्रश्न।

(xv) मण्डल अधिकारी बैठके।

(xvi) कार्यालय बजट अनुमान।

(xvii) बजट आवंटन, पुनः आवंटन (दो वर्ष)

(xviii) जांच एवम निरीक्षण प्रतिवेदन

(ixx) गबन चोरी के मामले, (जांच के निस्तारण के दो वर्ष तक)

(xx) जांच एवम निरीक्षण प्रतिवेदन।

(xxi) अराजपत्रित कर्मचारियों के छुट्टी का खाता। (मृत्यु या सेवानिवृत्ति के 3 वर्ष तक)

वर्ग 3- दस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) छात्रकोष रोकड़ बही, प्रयोज्य वस्तुओं का रजिस्टर, प्रतिभूति राशि रजिस्टर, रसीद बुकों को जारी करने का रजिस्टर।

(ii) विभागीय परीक्षाओं के अनुज्ञा आवेदन-पत्र।

(iii) विभिन्न प्रशिक्षणों में नियुक्ति।

(iv) नियुक्ति एवम स्थानांतरण।

(v) ऋण अग्रिम आवेदन पत्र।

(vi) भवन का दान एवम भवन निर्माण हेतु राजकीय सहायता।

(vii) जन्मतिथि में परिवर्तन।

(viii) बोर्ड की मान्यता।

(ix) छात्रवर्ती , वर्तिका एवम अध्ययन ऋण।

(x) प्रशासनिक अधिकारी सम्मेलन।

वर्ग 4- तीस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) राज्य एवम राष्ट्रीय पुरस्कार स्वीकृतियां।

(ii) संस्थापन रजिस्टर।

(iii) शाला रजिस्टर।

(iv) विभागीय परीक्षा परिणाम रजिस्टर।

वर्ग 5- स्थाई रूप से रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) भवन के पट्टे/नक्शे।

(ii) फीस परिपत्र।

(iii) विद्यालयों की विभिन्न स्तरों पर मान्यता।

(iv) विद्यालय खोलना।

(v) परीक्षा/ कक्षोंन्नति।

(vi) अनुदान रिकॉर्ड।

(vii) विभागीय परीक्षाओं के प्रमाण-पत्रों के अनुपर्ण।

 

निम्नलिखित अभिलेख किसी भी कारण से नष्ट नही होने चाहिए-

व्यय से सम्बंधित अभिलेख, अपूर्ण परियोजनाओं से सम्बंधित व्यय अभिलेख, व्यक्तिगत मामलो के कलेमो से सम्बंधित अभिलेख, स्थाई प्रकृति के आदेश।

कुछ विशेष-

स्थापना वर्ग की पुस्तकें- 40 वर्ष, फूटकर व्यय रजिस्टर-5 वर्ष, फुटकर व्यय वाउचर- 3 वर्ष, डिटेल्ड बजट- 5 वर्ष, राज्य कर्मचारियों के वेतन बिल-35 वर्ष।

विशेष- एक राज्य अधिकारी को सदैव राज्य हितानुकूल कार्य करना चाहिए एवम अपने कार्य को सिद्ध करने हेतु अभिलेख संधारित रखने चाहिए।

अभिलेख समाप्त करने की पूर्ण विधि आवश्यकता के अनुसार अपनाई जानी चाहिए।

अभिलेख आधार पर ही प्रशासनिक व न्यायिक निर्णय होते है अतः इनकी सुरक्षा हमारा प्राथमिक दायित्व है।

[04/10, 9:22 am] HM Rश्याम मेहरा RES: *एक राजकीय विद्यालय में रखे जाने वाले अभिलेख व उनकी हेडवाइज सूची।*

*विद्यालयों में सामान्यतः पुराने अभिलेख सुरक्षित एवम सुव्यवस्थित ढंग से नही रखे जाने के कारण, कभी कभी विद्यालय, छात्र, अभिभावक एवम विभाग के सामने गम्भीर परिस्थिति उपस्तिथ हो जाती है, विशेष रूप से तब जबकि कोई अभिलेख माननीय न्यायालय द्वारा तलब कर लिया जाता है।*

*इस लेख में एक सीनियर विद्यालय अथवा कार्यालय द्वारा संधारित अभिलेखों की हेडवाइज सूची लिखी गई है। आधुनिक समय मे वेतन विपत्र पे-मैनेजर द्वारा निर्मित होने के कारण कुछ अभिलेख अब नवीन प्रकार से संधारित किये जाने लगे है।*

*शीघ्र ही एक आलेख में आपको कार्यालय कार्य प्रणाली के तहत चालू अभिलेख व पूर्ण हो चुके अभिलेखों के रिकॉर्ड को रखने का तरीका आपके लिए प्रस्तुत किया जाएगा-*

*1.1 वितीय एवम लेखा सम्बंधित रजिस्टर:*

1. रोकड़ बही (राज्यकोष)

2. रोकड़ बही ( छात्रकोष) जी.ए. 48

3. रसीद बुक रजिस्टर।

4. शुल्क प्राप्ति रजिस्टर।

5. डाक टिकट स्टॉक रजिस्टर। (जी.ए. 114)

6. डाक टिकट व्यय रजिस्टर। (जी.ए. 115)

7. चैक, ड्राफ्ट, मनीऑर्डर प्राप्ति रजिस्टर। (जी.ए. 51)

8. पोस्टल आर्डर, मनीऑर्डर/बैंक ड्राफ्ट प्रेषण रजिस्टर। (जी.ए. 103)

9. त्यौहार अग्रिम वसूली रजिस्टर। (जी.ए. 185) ए

10. पेशगी रकम का रजिस्टर। (जी.ए. 53)

11. राजपत्रित अधिकारियों का वेतन, भत्ता रजिस्टर। (जी.ए. 73)

12. अराजपत्रित अधिकारियों का वेतन, भत्ता रजिस्टर। (जी.ए. 74)

13. अवितरित वेतन भत्तों का रजिस्टर। (जी.ए. 102)

14. विशेष वसूलियों का रजिस्टर। (जी.ए. 61)

15. यात्रा भत्ता रजिस्टर। (जी.ए. 98)

16. चिकित्सा व्यय पुर्नभरण रजिस्टर।

17. बजट कंट्रोल रजिस्टर। (जी.ए. 19)

18. बिल रजिस्टर। (जी.ए. 59)

19. वाच रजिस्टर फ़ॉर एनकेशमेंट ऑफ बिल्स। (जी.ए. 173)

20. कोष/उपकोष में जमा कराई गई राशि का रजिस्टर। (जी.ए. 58)

21. छात्रवृत्ति वितरण रजिस्टर।

22. ऋणों ओर गरिमा का रजिस्टर। (जी.ए. 185)

23. प्रतिभूति राशि(काशन मनी) रजिस्टर।

24. रेलवे/ट्रांसपोर्ट पार्सल/प्राप्ति व प्रेषण रजिस्टर।

25. दुरभाष(टेलीफोन) रजिस्टर। (जी.ए. 116)

26. महालेखाकार / विभागीय अंकेक्षण दलों द्वारा उठाये गए एतराजों का रजिस्टर।

27. स्थाई सामग्री भंडार रजिस्टर। (जी.ए. 162)

28. स्थाई तथा उपयोज्य सामान का अवदान रजिस्टर।

29. अस्थाई सामग्री भंडार रजिस्टर।

30. विज्ञान, खेलकूद, कृषि-वाणिज्य

*1.2 संस्थापन सम्बन्धी रजिस्टर।*

1. कर्मचारी उपस्थिति रजिस्टर। (जी.ए. 159)

2. संस्थापन रजिस्टर।

3. आकस्मिक अवकाश रजिस्टर। (जी.ए. 160)

4. वेतन वर्द्धि रजिस्टर। (जी.ए. 193)

5. सेवा पुस्तिका/ सेवा रोल रजिस्टर।

6. पेंशन/ग्रेज्युटि/कम्युटेशन ऑफ पेंशन आवेदन प्राप्ति व निर्णय रजिस्टर। (जी.ए. 152)

7. वार्षिक कार्य मूल्यांकन प्रतिवेदन रजिस्टर।

8. अनुशासनात्मक कार्यवाही रजिस्टर।

*1.3 छात्र सम्बन्धी रजिस्टर/पुस्तिका।*

1. छात्रोपस्तिथि रजिस्टर।

2. स्कॉलर रजिस्टर।

3. परीक्षा परिणाम रजिस्टर।

4. स्थानांतरण प्रमाणपत्र रजिस्टर।

5. छात्र प्रगति पुस्तिका।

6. छात्र-दण्ड रजिस्टर।

7. शुल्क-मुक्ति पुस्तिका।

8. पुस्तक परिग्रहण रजिस्टर।

9. पुस्तक इश्यू रजिस्टर।

10. छात्र ड्यूज़ रजिस्टर।

*1.4 अध्यापक सम्बन्धी रजिस्टर व पुस्तिका।*

1. सार्वजनिक परीक्षा अनुज्ञा रजिस्टर।

2. अध्यापक डायरी।

3. प्रधानाध्यापक/प्रधानाचार्य परिवीक्षण पुस्तिका।

4. अध्यापक परीक्षा-फल रजिस्टर।

*1.5 सामान्य रजिस्टर एवम पुस्तिका।*

1. आदेश सूचना रजिस्टर।

2. पत्रावली पुस्तिका।

3. पत्र-पत्रिका रजिस्टर।

4. रजिस्टरोंकी विषयवार सूची का रजिस्टर।

5. विद्यालय इतिहास रजिस्टर।

6. पुस्तकालय एवम वाचनालय में पढ़ने आने वालों के हस्ताक्षर का रजिस्टर।

7. पत्र-प्राप्ति रजिस्टर।

8. पत्र-प्रेषण रजिस्टर।

9. अभिदर्शक (विज़िटर्स) रजिस्टर।

10. पत्र-वाहक रजिस्टर।

11. निरीक्षण पुस्तिका

*1.6 छात्रावास सम्बन्धी पत्रिका।*

1. प्रवेश पंजिका।

2. उपस्तिथि पंजिका छात्र/कर्मचारी।

3. रोकड़ बही।

4. स्टॉक रजिस्टर।

5. भोजनशाला लेखा पंजिका।

6. आदेश/सूचना पंजिका।

7. अभिदर्शक पंजिका।

8. स्वास्थ्य जांच पंजिका।

9. प्रतिभूति राशि( काशन मनी) रजिस्टर।

*1.7 प्रमुख पँजिकाये-*

1. विद्यालय स्टाफ की व्यक्तिगत पँजिकाये।

2. स्थानांतरण/नियुक्ति/पदोन्नती पंजिका।

3. वेतन भुगतान पंजिका।

4. आय-व्यय पंजिका।

5. अनुशासन कार्यवाही।

6. विभागीय आदेश/परिपत्र।

7. अवकाश (आकस्मिक अवकाश के अतिरिक्त)

8. खेलकूद/स्काउटिंग।

9. सहशैक्षणिक प्रवर्तिया। (प्रत्येक के लिए अलग-अलग)

10. प्रवेश प्रार्थना पत्र।

11. बजट पंजिका। (योजना-योजना भिन्न)

12. छात्रवर्ती/शिक्षण वृतियाँ।

13. विद्यालय भवन/खेलकूद के मैदान।

14. महालेखाकार अंकेक्षण पंजिका।

15. पेंशन पंजिका।

16. विभागीय अंकेक्षण पंजिका।

17. चार्ज रिपोर्ट।

18. वार्षिक सत्यापन।

19. एफवीसी बिल पंजिका।

20. निरीक्षण।

21. छात्र प्रार्थना पत्र।

22. छात्रावास।

23. वार्षिक प्रतिवेदन।

24. विद्यालय योजना।

25. सामग्री क्रय पंजिका। (टेंडर, कोटेशन, मांगपत्र)

26. यात्रा बिल पंजिका।

27. चिकित्सा व्यय परिपूर्ति बिल।

28. उत्सव व समारोह।

29. मासिक संस्थापन रिपोर्ट।

30. अल्प बचत/ रेडक्रॉस एवम अन्य मुत्फ़रिर्क पत्रादि।

31. सार्वजनिक परीक्षा पंजिका।

32. समय विभाग चक्र पंजिका।